Policyer och riktlinjer för föreningen

Allmän policy och riktlinjer för föreningen

För att spara eller läsa vårt policydokument i word-format klickar du HÄR.

Policydokument för Riksföreningen Aktiva Synskadade reviderat 2020

Inledning

Policydokumentet beskriver beslutade riktlinjer för föreningens aktiviteter och funktionärsorganisation. Syftet är att öka tydligheten avseende förutsättningar och ramar vid planering och genomförande av medlemsaktiviteter. Meningen är att policydokumentet ska fungera som ett stöd för kanslipersonal, styrelse, funktionärer och medlemmar i de sammanhang beslut fattas av våra funktionärer avseende olika aktiviteter.

Vårt policydokument ska även kunna användas till att styra föreningens arbete så att alla arbetar mot samma mål och att ingen känner sig orättvist behandlad. Det finns flera skäl till att ha en samsyn i föreningen kring dessa frågor. Bland annat för att man som funktionär och medlem ska veta vad som krävs och förväntas, speciellt i situationer där svaret eller handlingen inte är given och det uppstår meningsskiljaktigheter. Policydokumentet har även som syfte att tydliggöra föreningens gemensamma förhållningssätt till exempelvis alkohol, droger, funktionärsrollen, ledsagning.

Det bästa sättet att komma överens är att prata och diskutera sig fram till ett gemensamt synsätt. Vårt policydokument har successivt vuxit fram och anpassats efter bland annat de kommentarer och önskemål som kommit fram vid olika diskussioner genom åren vid ledarkonferenser, vid styrelsemöten, i policygrupper samt utifrån vad kansliet behöver som underlag för att kunna utföra sitt arbete. Ett policydokument av det här slaget är inte någon slutpunkt, utan ska ses som ett öppet och levande dokument till stöd för verksamheten och som en hjälp för alla som är med och deltar i Aktiva Synskadades verksamhet.

Styrelsen har till uppgift att årligen revidera och uppdatera policydokumentet så att det hålls fräscht och levande.

Vi har valt att fördjupa vissa delar där vi sett att extra guidning behövs, Dessa dokument finns som bilagor till policydokumentet. Exempel på sådana bilagor är lathundar, checklistor och broschyrer.

Varför finns föreningen?

Föreningens verksamhet har som mål att bidra till fritidsverksamhet för synskadade, med särskild inriktning på barn och ungdomar. Detta görs genom att:

• Driva verksamhet på föreningens aktivitetsgårdar.

• Arrangera resor i föreningens regi.

• Underlätta för anhöriga att delta i verksamheten.

• Medverka till ökad förståelse och jämställdhet mellan synskadade och seende.

• Medverka till nationellt och internationellt utbyte.

Föreningen har även till ändamål att medverka till arbetstillfällen för synskadade inom den egna verksamheten.

Inom föreningen räknas den som synskadad som har så nedsatt synförmåga att det är svårt eller omöjligt att läsa vanlig skrift, eller med synens hjälp har svårt att orientera sig, eller på grund av synskadan har andra väsentliga svårigheter i den dagliga livsföringen.

Som anhörig räknas make/maka, sambo, partner, föräldrar, barn, syskon.

Hur blir man medlem?

Medlem blir du genom att betala den medlemsavgift som har beslutats av årsstämman. Sedan lämnar medlemmen in personuppgifter till föreningen för registrering i medlemsregister samt lämnar in uppdaterade uppgifter vid ändrade kontaktuppgifter och ändrade familjeförhållanden.

Medlemsavgift ska betalas årligen till föreningen för att kvarstå som medlem och medlemsavgiften ska vara betald senast på den förfallodag som styrelsen anger.

Familjerabatt på medlemsavgiften kan utgå om så beslutats av årsstämman. Som familj räknas föräldrar och barn till och med det år de fyller 18 år. Medlemmarna i familjen ska även vara mantalsskrivna på samma adress för att få familjerabatt.

Målgrupper för medlemskap

• Personer med synskada

• Familj med en eller flera synskadade familjemedlemmar

• Seende personer och deras familjer som aktivt önskar bidra till föreningens verksamhet.

Vem kan delta i aktivitet?

För att delta i föreningens aktiviteter ska man vara medlem. Icke medlemmar som önskar delta i aktivitet på gårdarna kan bli medlem parallellt med att man anmäler sig till sin första aktivitet.

Person som varit medlem i 2 år och önskar delta på föreningsresa får resa till medlemspris. Om man inte varit medlem i 2 år kan man få delta men då inte till medlemspris med subvention. Styrelsen kan besluta om undantag från detta i syfte att locka nya medlemmar och i de fallen bör det tydligt framgå av aktivitetens annonstext.

Vuxen seende medlem förväntas hjälpa till som funktionär eller ledsagare för att delta till subventionerat pris.

Prioritering när det saknas plats:

• I första hand synskadad medlem med familj.

• I andra hand vuxen seende medlem som är beredd att hjälpa till med ledsagning.

• I tredje hand övriga medlemmar som deltar utan subvention.

Prioritering inom respektive ovanstående grupp enligt följande:

• Medlem som är aktiv funktionär i föreningen

• Längd på medlemskap

Det är styrelsen som beslutar om riktlinjer för vilka som kan delta i aktiviteter. Styrelsen kan besluta om undantag från dessa riktlinjer men det bör endast utnyttjas i undantagsfall och med goda skäl.

Generell förskottsbetalning

Föreningen vill ha alla deltagaravgifter i förskott till föreningens konto. Det gäller både helgavgifter och övriga deltagaravgifter.

Bindande anmälan

En bindande anmälan innebär att man blir ansvarig att stå för de kostnader som föreningen annars får stå för vid eventuellt sena avbokningar och där föreningen inte kan få igen pengarna från arrangören. (T. ex kan det vara rum/stugor etc som inte går att avboka efter det aktuella datumet.) I samband med att man har erbjudits plats på en resa och sedan har tackat ja till den, övergår anmälan till att bli bindande. Information om att anmälan är bindande och när den blir det, ska tydligt framgå i medlemsinformationen.

Anmälningsavgifter

Föreningen kan välja att ta ut anmälningsavgift i förskott innan ett visst datum före en aktivitet för att se att intresset finns. Efter det datum som angivits i informationen om aktiviteten/resan får man inte tillbaka anmälningsavgiften. Det ska klart och tydligt stå i medlemsinformationen om anmälningsavgift skall tas ut.

Avbokning av aktivitet

Om avbokning sker efter det att anmälan har blivit bindande förväntas medlemmen stå för föreningens kostnader orsakade av avbokningen.

Läkarintyg

Föreningen har i regel inga avbokningsskydd och får därför inga pengar tillbaka vid avbokning. För föreningens del hjälper det alltså inte med ett läkarintyg från deltagaren. På vissa privatförsäkringar som man själv kan teckna kan man få ersättning för avbokningar av resor på grund av sjukdom. I undantagsfall kan föreningen ha tecknat särskilda avbokningsförsäkringar via researrangör och då kan det vara aktuellt med läkarintyg.

Försäkringar

Föreningen har ett visst försäkringsskydd för till exempel olycksfall men det är bra om man som medlem ser över sina egna försäkringar. Önskar man få veta mer om föreningens försäkringar kan man kontakta kansliet.

Resebidrag

Från föreningen kan man få resebidrag. Eftersom vi är en riksförening vill
vi kunna hjälpa till med resebidrag, så att synskadade medlemmar med
familjer eller med ledsagare kan delta oavsett var i landet man bor.

Medlem som kan få resebidrag:

• Synskadad medlem samt en ledsagare vid behov.

• Familjemedlemmar till deltagande synskadad medlem

• Seende medlem som har ombetts att vara funktionär vid aktiviteten

Riktlinjer för resebidrag:

• Ansökan ska ske till kansliet senast två veckor innan aktuell aktivitet eller vid sista anmälningsdatum om detta är tidigare än två veckor innan aktiviteten.

• Den som ansöker ska vara anmäld till aktuell aktivitet och ha betalat deltagaravgift. Om resebidrag ska utgå för ledsagare eller annan familjemedlem ska även dessa ha betalt deltagaravgift.

• Resor ska bokas med billigaste möjliga färdsätt.

• Lokala resor till och från långfärdsbuss, tåg och flyg ersätts inte.

• Bokning ska ske via kansliet.

• Om resa görs med egen bil ska detta ha godkänts i förväg om milersättning ska utgå.

• Resa med egen bil ersätts efter godkännande med maximalt den skattefria milersättningen enligt skatteverkets riktlinjer.

• Redovisning av gjorda godkända utlägg och yrkande om milersättning ska ske enligt instruktion från kansliet. Redovisning ska lämnas in inom den tid som kansliet meddelat. Försent inlämnad redovisning kommer inte att godkännas.

Bilbarnstolar

Det är den enskilde medlemmens eget ansvar att se över sitt barns säkerhet i samband med föreningens transporter. Om du som medlem har tillgång till egen bilbarnstol/bilkudde ser vi gärna att du tar med den. Föreningen har ett begränsat antal bilbarnstolar med ryggstöd samt bilkuddar.

Dessa kan man få låna om man bokat bilbarnstol i samband med anmälan till aktiviteten. Man får själv hämta/lämna dem på kansliet. Om man inte har möjlighet att själv hämta upp bilbarnstolen kan man be kansliet om hjälp med lösning.

Utlåning av föreningens fordon och gårdar

• Minibussar lånas endast ut till funktionärer.
  Aktiva funktionärer får låna föreningens minibussar för privat bruk.
  Avtal ska då skrivas där funktionären tar ansvar för alla kostnader vid en eventuell fordonsskada. Eftersom föreningen i nuläget endast har trafikförsäkring på sina minibussar kan det resultera i att låntagaren själv får stå för hela kostnaden vid en fordonsskada.

• Stora bussen lånas/hyrs efter beslut av styrelsen.

• Båtar och övriga fordon lånas inte ut för privat bruk.

• Föreningens gårdar kan hyras ut efter beslut av styrelsen.

• Föreningens ansvariga ledare kan få låna gårdarna för privata tillställningar till exempel jämna födelsedagar. Ansökan ska inkomma till styrelsen senast 3 månader innan önskat datum. Föreningsaktiviteter ska alltid prioriteras först.

Alkohol

• På resor och aktiviteter där barn och ungdomar under 18 år deltar är alkohol inte tillåtet.

• Om en deltagare under 18 år påträffas med alkohol ska vårdnadshavare underrättas.

Tobak och narkotika

Tobak

• Om en deltagare under 18 år påträffas med tobak ska vårdnadshavare underrättas.

• Alla vuxna i föreningen är förebilder för yngre och bör därför undvika att använda tobak när yngre är närvarande.

• Rökning får inte ske i direkt närvaro av icke-rökande deltagare.

• Rökare hänvisas till plats utomhus avsedd för detta.

  Narkotika

• Under all verksamhet med Aktiva Synskadade är det förbjudet att bruka eller handha narkotika. Överträdelser mot detta förbud kan komma att polisanmälas.

• Om deltagare under 18 år påträffas med narkotika ska vårdnadshavare underrättas.

Riktlinjer och förhållningssätt till ledsagning

Inom Aktiva Synskadade strävar vi efter att klara oss utan extern hjälp i så stor utsträckning som möjligt under resor och aktiviteter. Vi anlitar normalt inte några ledsagare utan förlitar oss på att våra seende deltagare erbjuder en hjälpande hand när det behövs. Du som åker med som seende på våra aktiviteter får alltså räkna med att hjälpa till efter bästa förmåga och försöka vara uppmärksam på var och när hjälp kan behövas. Allt för att vi tillsammans ska få en så trevlig resa eller aktivitet som möjligt. Be gärna att få informationsfoldern av kansliet, ”Att ledsaga”.

Vid större aktiviteter, utanför våra gårdar har Aktiva Synskadade i allmänhet färre antal ledsagare/seende medlemmar med sig än antal synskadade deltagare, detta styrs utifrån behov. Detta innebär alltså att en enskild medlem med synskada inte kan få en ledsagares fulla uppmärksamhet under dygnet. Aktiva Synskadades ledsagare är oftast seende medlemmar/funktionärer som även är ansvariga för praktiska saker gällande hela gruppen och inte enbart till för de deltagare som ska ledsagas. Under aktiviteter förväntas alla deltagare kunna förflytta sig korta sträckor själva med stöd av eventuella hjälpmedel. Ansvarig ledare för aktiviteten har här ett ansvar att stämma av och anpassa behovet efter antalet synskadade medlemmar på aktiviteten.

Om en deltagare behöver ha mer hjälp av en ledsagare än vad
föreningens ledsagare kan erbjuda ska deltagaren ha med sig en egen
ledsagare eller assistent.

Aktiva Synskadade som arrangör förbehåller sig rätten att i vissa fall bedöma hjälpbehovet hos en anmäld deltagare så stort att våra resurser med ledsagning inte täcker upp deltagarens hjälpbehov, då kan Aktiva Synskadade därför kräva att deltagaren tar med sig en egen ledsagare eller assistent på aktiviteten eller resan.

Aktiva Synskadades ledsagare bör:

• Assistera med fysisk ledsagning, alltså praktisk hjälp att ta sig fram under aktiviteten. Denna ledsagning kan gälla en ledsagare på fler deltagare med synskada.

• Assistera med att plocka/hämta mat vid självbetjäning, då det inte är möjligt att deltagaren själv kan följa med. I så stor utsträckning som möjligt ska deltagaren själv följa med och bära sin egen mat.

• Beskriva omgivning och saker (om intresse finns) – exempelvis vid sightseeing, shopping, eller så att deltagaren kan orientera sig själv på våra gårdar samt möjliggöra deltagande i olika aktivitetsinslag.

• Assistera vid sociala kontakter, exempelvis att hitta reseledaren, hitta gruppen, eller en specifik person som deltagaren vill tala med.

• Assistera genom att söka igenom deltagarens rum eller liknande efter glömda/borttappade saker, och innan hemfärd.

• I vissa fall vara skriv- och läshjälp för deltagare under aktiviteten.

• Vid behov (om ledsagaren kan) ledsaga i skidbacken och runt i anläggningen.

Aktivas Synskadades ledsagare förväntas inte:

• Hjälpa deltagaren med hans/hennes privata hygien.

• Hjälpa deltagaren med bäddning, städning, tvätt, eller liknande. Kan dock bistå om deltagaren behöver hjälp att lära sig hur man till exempel bäddar eller städar för att sedan kunna utföra det själv.

• Bära deltagarens väskor, eller att vara ansvarig för packning vid resa.

• Vara barnvakt till andras barn. Föräldrar som deltar på en aktivitet har alltid själva huvudansvaret för sina barn.

Funktionärer

De som arbetar ideellt inom Aktiva Synskadade och därigenom bidrar till föreningsverksamheten ska kallas för funktionärer (tidigare ledarlistan).

För att bli funktionär:

• är du medlem i föreningen

• har du fyllt 18 år.

• lämnar du in utdrag ur brottsregistret.

• rekommenderas du av minst två andra nuvarande funktionärer.

• blir du godkänd av styrelsen eller den styrelsen satt i sitt ställe.

Att vara funktionär innebär:

• att man bistår den ansvarige ledaren som till exempel chaufför, kökshjälp, ledsagare eller på annat sätt.

• att hålla sig uppdaterad kring föreningens policy och regler.

• ta del av utsänd information och delta på anordnade träffar/utbildningar.

Som funktionär behöver du ha kunskap om:

• föreningens ändamål, organisation, krisplan och policydokument.

• föreningens värdegrund och att man deltagit på diskussionsträffar kring etik och moral.

• första hjälpen till exempel genom kurstillfälle anordnat av föreningen.

• utrymningsplan, placering av släckningsutrustning. Uppnås genom att ta del av skriftliga föreskrifter och deltagande i brandövningar.

• säkerhetsföreskrifter på gårdarna samt hantering och föreskrifter avseende fordon, maskiner och utrustning. Uppnås genom att delta vid genomgångar på gårdarna samt att man tar del av upprättad dokumentation.

• hur man hjälper till med ledsagning och i vilka situationer det kan behövas.

• vanliga svårigheter som en synskadad person möter i vardagslivet och vid fritidsaktiviteter. Deltagit i övningar med fingerad optik eller liknande.

• hur man stöttar barn/ungdomar med särskilda behov utöver synskadan. Detta kan vara ytterligare funktionshinder och olika typer av diagnoser. Detta uppnås genom att delta vid föreläsningar, diskussionsträffar och gruppövningar

Som funktionär vill vi att du:

• är ett föredöme och god förebild i alla sammanhang där du är aktiv inom föreningen (tänk på att DU som funktionär är/blir en ”nyckelperson/förebild” i många barn och ungdomars liv).

• bidrar till att barn och ungdomar känner en social trygghet inom föreningen.

• motverkar mobbning i vilken form den än må uppenbara sig och vilket uttryck den än må ta sig till.

• inte är påverkad av alkohol eller droger under tiden du företräder föreningen.

• bistår med ledsagning och är en hjälpande hand där det behövs.

• medverkar till en ökad förståelse och jämställdhet mellan synskadade och seende.

• är glad, öppen och kan skapa en ”vi-känsla” inom föreningen.

• är tydlig och ärlig mot omgivningen.

• är engagerad och skapar en positiv atmosfär.

• tänker att alla människor är lika värda.

• gillar att ingå i team.

• osjälviskt bidrar till att skapa och främja en aktiv och meningsfull fritidssysselsättning för våra medlemmar.

Föreningen vill stötta sina funktionärer genom:

• möten, konferenser och utbildningar inom relevanta områden för rollen som funktionär.

• att upprätta en handbok för samtliga funktionärer, där viktig information finns för att kunna gå tillbaka och uppdatera sig inför aktiviteter. Handboken uppdateras så snart något ändras. I denna handbok skall bland annat krisplan och policydokument finnas.

• att upprätta och uppdatera en lathund/pärm för gårdarna med den information man behöver där om hur allt fungerar och vad man ska göra vid till exempel en krissituation.

Funktionärer kan ha ett utökat ansvar som ansvarig ledare eller ansvarig tränare enligt nedan:

Ansvarig ledare

För att bli ansvarig ledare:

• är du redan funktionär.

• har du provat på rollen som ansvarig ledare vid minst ett tillfälle tillsammans med en annan ansvarig ledare.

• rekommenderas du av minst en nuvarande ansvarig ledare.

• blir du godkänd av styrelsen eller den styrelsen satt i sitt ställe.

Att vara ansvarig ledare innebär att:

• vara huvudansvarig för en aktivitet eller resa.

• på plats ha det juridiska ansvaret om något skulle inträffa.

• planera, strukturera och redovisa för aktiviteten man är ansvarig för.

• vara ekonomiskt ansvarig för aktiviteten, enl. ”Att planera inför en aktivitet”.

• se till att allt fungera och flyter på under aktiviteten med ledsagning, logi och så vidare.

• vara kontaktperson mot kansliet.

• ansvara för nycklar och passerkort, även de som tillfälligt lånas ut till andra funktionärer.

• vara väl uppdaterad på föreningens policy och regler.

• i så stor utsträckning som möjligt delta på föreningens träffar och ta till sig ny information.

• ha god kännedom om de ordningsregler och säkerhetsföreskrifter som gäller för lokal, redskap, fordon. Oavsett om aktiviteten är på våra gårdar eller på annan plats.

• skriva annonstext till Aktivitetsbladet.

• efter avslutad aktivitet lämna in skriftlig slutrapport och utvärdering av aktiviteten, (lathund till hjälp ska finnas).

• se till att täcka upp med de antal funktionärer man behöver för att genomföra aktiviteten eller resan.

Ansvarig tränare

För att bli ansvarig tränare:

• är du redan funktionär.

• har du provat på rollen som ansvarig tränare vid minst ett tillfälle tillsammans med en annan ansvarig tränare.

• rekommenderas du av den ansvarige ledare som du ska arbeta med.

• blir du godkänd av styrelsen eller den styrelsen satt i sitt ställe.

Ansvarig tränare innebär att:

• vara huvudansvarig för ett träningstillfälle.

• på plats ha det juridiska ansvaret om något skulle inträffa.

• planera och strukturera träningstillfället som man är ansvarig för.

• se till att allt fungerar och flyter på under träningstillfället med till exempel ledsagning.

• vara kontaktperson mot ansvarig ledare.

• ansvara för nycklar och passerkort, även de som tillfälligt lånas ut till andra funktionärer.

• vara väl uppdaterad på föreningens policy och regler.

• i så stor utsträckning som möjligt delta på föreningens träffar och ta till sig ny information.

• ha god kännedom om de ordningsregler och säkerhetsföreskrifter som gäller för aktuell lokal och aktuella redskap.

• efter avslutad aktivitet lämna rapport till ansvarig ledare om närvarande deltagare, inträffade incidenser etc.

• se till att täcka upp med de antal funktionärer man behöver för att genomföra träningstillfället.

Aktiv och passiv funktionär

Funktionärslistan kommer att innehålla aktiva funktionärer. Aktiv är du som har varit ansvarig eller hjälpt till vid någon aktivitet under föregående år eller fått en aktivitet godkänd för det kommande året. Listan uppdateras efter den årliga styrelsekonferensen och de som inte är aktiva blir passiva funktionärer. Passiva funktionärer kommer endast att få riktade utskick i syfte att aktivera dem igen. Om du varit passiv under en längre tid kan du behöva genomgå samma prövning som nytillkomna funktionärer för att återigen bli aktiv.

För att kvarstå som aktiv funktionär krävs att då styrelsen begär:

• Skickar in utdrag ur belastningsregistret
• Genomgår utbildningen trygga möten

Avslut av uppdrag som funktionär

Om man som funktionär, ansvarig ledare eller ansvarig tränare inte följer föreningens direktiv, policy och regler kan man bli av med denna roll.

Om styrelsen eller kansliet anser att den ansvarige ledaren eller funktionären inte uppfyller sina åtaganden eller får klagomål till den grad att det anses orimligt för personen att kvarstå i sin funktion skall man kallas till ett möte. Mötet skall hållas med två representanter från styrelsen, alternativt en från styrelsen och en person från kansliet. Vid mötet ska funktionären i fråga bli informerad om synpunkterna på sitt arbete och få möjlighet att ge sin version av vad som hänt.

Styrelsen har sedan beslutanderätt om personen anses lämplig att fortsätta med sitt uppdrag.

Subvention av deltagaravgift för funktionärer

Aktiviteter på gårdarna:

• Funktionär är befriad från deltagaravgift

• Barn till funktionär betalar som vanligt

På resor:

• De som står som ansvariga ledare för resan, maximalt två stycken är betalningsbefriade.

• Funktionär som kör stora bussen är avgiftsbefriad på den resa där man kör stora bussen.

• Deltagare som deltar i resan i huvudsakligt syfte att hjälpa till med ledsagning kan bli befriad från deltagaravgift. Ansvarig ledare ska planera detta innan resan påbörjas och beslut ska finnas innan resan påbörjas.

• Seende deltagare som betalar subventionerad avgift förväntas hjälpa till med ledsagning, chaufför av personbil, assistera vid aktiviteter etc.

• Seende deltagare som inte hjälper till under resan betalar deltagaravgift utan subvention.